Inbox 0 es presentado como un sistema para gestionar nuestro relación con el correo electrónico y en particular con la bandeja de entrada (el *inbox*). # Por qué mejorar nuestro sistema de gestión de correo? 1. Por el tiempo que nos toma - Un asalariado de oficina promedio en la OCDE* - Pasa alrededor de [28% de su tiempo](https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy)haciendo una tarea relacionada a su correo electrónico, esto es cerca de 2h30. - Revisa su bandeja de entrada 14 veces al día en promedio - Por 32% de ellos, recibe más de 100 correos al día \*: exceptuando aquellas personas cuyo trabajo es el servicio al cliente o secretariado 2. Porque es una fuente de interrupción constante. - Un asalariado de oficina promedio en la OCDE revisa su bandeja de entrada 14 veces al día en promedio 1. Porque favoriza la urgencia y la ejecución inmediata - perturbando así nuestras [[claridad en tus prioridades|prioridades]] día 2. Porque genera [[estrés]] y ansiedad - Ver 900 mails sin tratar es ansiógeno, ya que se trata de una acción (responder, archivar, etc) que aún hemos hecho 3. Porque dificulta la separación de la vida personal y laboral - Incita a ver nuestro correo de la oficina en casa, la carga mental siempre presente 6. Favoriza la procrastinación - Al revisar el correo sin tener una acción clara después crea el sentimiento que se está trabajando cuando en realidad se está desviando de sus prioridades diarias reduciendo así su [[eficacia eficiencia efectividad|efectividad]] # Cómo aplicar el sistema 1. Entender la lógica del inbox 2. Poner el sistema en marcha 3. Desarrollar hábitos para que el sistema sea sostenible ## 1. La lógica del Inbox - Tu inbox está hecho par ser vaciado. Es un lugar de paso nunca un destino. - Tu inbox no es un lugar de depósito, recetas, confirmaciones, pdfs, fotos....hay mejores lugares para guardar tus "cosas digitales": un drive, un gestor de todos, un app de referencia. - Por qué no dejarlo ahi? - Genera estrés - Nos dificulta ver las nuevas cosas que llegan Lo importante no es guardar, sino que sea fácil de encontrar. - Tu inbox el to-do de otra persona. Reserva momentos precisos para ver tu inbox, ## 2. El sistema - Al hacer una revisión de tu inbox (un número parametrado de veces al día), abrir un e-mail y **leerlo**, hay solamente 7 posibles acciones por hacer: 1. Archivar el correo, por si es info útil en un futuro. 2. Borrar, no pasa nada si borras un mail. 3. Responder al destinatario (y crearte un recordatorio) [[Mi sistema GTD]] 4. Reenviar, a la persona delegada. (y crearte un recordatorio) [[Mi sistema GTD]] 5. Agendar, o mejor dicho, agregar al calendario 6. Crear una acción, en tu to-do manager. 7. Guardar la referencia, cuando se trata de una información a usar después Para los pasos 3 4 y 6 es ideal tener un seguimiento de esa acción mediante un recordatorio Para el paso 5, tu calendario debe ser accesible y sincronizable en todo momento y lugar Para el paso 7, debes contar con un note taking app, en mi caso, Evernote. ![[1_mwx6NBeBnL8BRq03yO1UdQ.webp]] ## 3. Desarrollar hábitos para que el sistema sea sostenible - Evitar - Dejar el inbox abierto - Dejar que los correos se acumulen: una revisión al final del día o una semanal para vaciar el inbox - Clasificar mucho o poco: hacer una dosis entre una carpeta o una arborescencia de varios niveles. - No dejarse dominar por las notificaciones - Encontrar cualquier mail en menos de 2 min - Poner en marcha un sistema de seguimiento de respuestas. - Utilizar plantillas *** # Origen y posibles evoluciones - Mi método se inspira fuertemente de este, de [[Tiago Forte]] con mis adaptaciones. [[La carga de la originalidad absoluta]] - La primera gran diferencia es la fusión entre el 5. reference y el 6. read-it-later, ya que yo uso mi reference app como read it later: - Punto a favor: evito agregar una nueva app a mi sistema (Instapaper) - Punto en contra: relleno el inbox del Evernote y los read-it-later estan sumergidos con las otras capturas - Ruben García posteó aquí una variante, o mejor dicho un agregado, [[Sistema Inbox 0 variante]] - Creaba 3 carpetas: Action, waiting for y References - Había únicamente 4 opciones para todo mail (las 4D): - Delete lo irrelevante o archívalo en Reference folder - Delegate lo susceptible de hacer para otro y ponlo en Waiting for - Do si te toma menos de 2 min - Defer si te toma más de 2 min y ponlo en Action - Hacer un checkeo seguido de las carpetas Action y Waiting for - Traté de usar esta opción en Gmail (via etiquetas para Action y WF) pero me genera un doble tratamiento con mi WF de Todolist ### Referencias %% *** ### Ficha [[Nota atómica]] Source: https://fortelabs.co/blog/one-touch-to-inbox-zero/ MoC: [[--PRODUCTIVIDAD]] Date: [[2022-06-04]] Pourqoui 1. le temps que ca prenne - Salarié bureux OCDE: - 32% plus de 100 mails par jour - 14 consultation de l inbox par jour - 3h moyenne en mails - 28% de la semaine a gerer le courriel hors service client ou secretariat 2. Source d'interruption constante 3. Favorise l'urgence et l'action inmediate 1. Ca casse nos priorités 4. Genere un stress anxiete charge mentale - Voir 900 mails à traiter est anxiogene car c'est une accion (répondre; traiter, etc) que vous n'avez pas encore fait 5. Ca nuit à séparer la vie pro et perso 1. Le mec qui li son mail pro pendant qu'il est chez lui 6. Favorise la procastination 1. On a le sentiment qu'on travaille quand on répond un mail mais on ne le fait pas de la manière la plus effective car, manque de priorités Comment 1. Comprendre le inbox (le pb) 1. Un inbox est fait pour etre vidé, pas pour stocker, pour le vider 2. Pourquoi ne pas les laisser la 1. Vous allez le lire plusieurs fois 2. Ca genere le stress 3. Ca ne nous permettre de voir la noveauté 4. El inbox n'est jamais la destination. Il est un endroit transitoire en attendant une accion. 2. Mettre en place un système (la sollution) 1. Avoir 1 inbox 2. Pour chaque message, 5 options 1. Supprimer 2. Classer (pour des mails à valeur légale) 3. Accionner...Agir maintenant, la regle de 2 min ( ex: donner le contact de qqun) 4. Accionner....Plus tard, dans un todo list. Tout n'est pas urgent 5. Accionner....Transferer à qqun et assurer une suivi 3. Développer des habitudes 1. Pour éviter 1. Ne pas laisser l'inbox ouvert tout le temps 2. Laisser les mails s'accumuler 3. Manipuler un mail plusieurs fois 4. Pas ou trop classer 5. Se laisser dominer par les notifications 6. Ne pas faire des suivis 2. Se fixer un inbox 0 en fin semaine 3. Trouver n'importe quel mail en moins de 2min 4. Faire un bon suivi 5. Utiliser des modèles %%