TR Pétale Outils d'optimisation de tâches - Digital Garden by Eduardo Zambrano

# TR: Pétale : Outils d'optimisation de tâches. **De :** Eduardo Zambrano (Land'Act) **Envoyé :** mardi 18 mai 2021 18:01 **À :** Anne Firmain (Land'Act) <[email protected]>; Gianpaolo Sanna (Land'Act) <[email protected]>; Mélia Lê-Hurand (Land'Act) <[email protected]>; Valentin Charlier (Land'Act) <[email protected]>; Loïc Vaillant de Guélis (Land'Act) <[email protected]> **Cc :** Alexis Bertin (Land'Act) <[email protected]>; Eric Manfrino (Land'Act) <[email protected]> **Objet :** Pétale : Outils d'optimisation de tâches. Bonjour, Pendant mes (très courtes) années chez Land’Act, et en particulier ces derniers mois, j’ai créé des documents supports qui m’ont permis d’automatiser certaines tâches liées aux projets. Il s’agit des documents type, des blocs cad ou des tableaux automatisés, etc. qui permet de gagner du temps. J’ai montré certains de ces supports à mes co-pétales et ils les ont trouvés utiles. Je pense continuer à les diffuser. Je voudrais les partager d’abord avec vous afin d’avoir un premier retour. Voici les 5 : **1/ Tableau calcul coefficient biotope** "N:\\06 - Dossiers partagés\\Eduardo Z\\LA Calculs Biotope CBS.xlsx" Il s’agit d’une feuille Excel qui permet de faire le calcul de coefficient biotope par surface (CBS) demandé dans certaines opérations. Le tableau suit les préconisations de la ADEME pour les coefficients biotope et perméabilisation. Il suffit de remplir les cellules en vert avec la surface du projet, le pourcentage de Biotope demandé et la surface de chaque type de plantation. Le tableau envoie la valeur CBS et prévient (en rouge) si elle n’est pas conforme à la surface minimale demandée. A la fin, il y a un tableau résumé pour l’ajouter à la notice paysage. ![[image004.gif]] **2/Notice commentée** "N:\\06 - Dossiers partagés\\Eduardo Z\\LA21140\_NEXITY Drancy\_Notice\_PC annotations lite2.pdf" J’ai pris un projet type d’aménagement de cœur d’îlot pour faire un PDF _checklist_ de ce qu’une notice PC doit avoir au minima. Ce document résume plusieurs aller-retour et correction dans un seul document facile à consulter. L’idée n’est pas non plus de « standardiser » les documents qu’on crée au sein de l’agence. La diversité de notre équipe (et la diversité de réponses qu’on peut donner) est une richesse à ne pas perdre. En revanche, il y a des invariants et des informations qui doivent toujours apparaître sur une notice (« toujours mettre le nom du client », « toujours le nord et l‘échelle pour un plan », par exemple). L’idée est d’avoir un document référence pour commencer une notice. Cela permet aussi d’éviter de poser les mêmes questions à nos directeurs ou éviter de faire les mêmes erreurs. ![[4_ARCHIVE/Evernote/_BIBLIFR en/_resources/TR_Pétale__Outils_d'optimisation_de_tâches.resources/image006.png]] **3/ Gabarit avec des blocs dynamiques et bloc avec attributs** "N:\\06 - Dossiers partagés\\Eduardo Z\\Gabarit LA 2021.dwg" J’ai groupé dans un seul fichier des blocs et dessins toujours utiles pour démarrer un projet ou pour le détailler lors d’une phase PRO DCE. Il s’agit d’une boite à outils avec des éléments propres, légers, déjà purgés et paramétrés. Il y a aussi des autres dessins qui sont toujours utiles (comme les raquettes pompier, girations de véhicules, par exemple). Bien évidemment, tous ces dessins sont rangés dans le bon calque et suivent la charte CAD Land’Act. Dans ce fichier j’ai converti certains blocs de l’agence en _bloc dynamiques_, c’est-à-dire des blocs avec des règles et des restrictions qui contrôlent son apparence et comportement lorsqu'il est inséré dans un dessin ou qu'il est modifié ultérieurement. Exemple : ![[image003.gif]] **4/ Tableau de calcul de pentes** "N:\\06 - Dossiers partagés\\Eduardo Z\\LA Calcul pentes.xlsx" Il s’agit d’un feuille Excel qui permet de faire le calcul des pentes en pourcentage. A partir d'un point A, un point B et une distance connue L, ce tableau nous permet de connaitre le pourcentage de pente P d'un cheminement. Il permet aussi de savoir le niveau NGF à de distances connues suivant la pente calculé. Cela permet de s’en passer du calcul à la main (ou à la calculette), d’automatiser cette tache purement mathématique ou de ne pas se tromper dans l’opération. Il aura dans les autres feuilles du Excel un rappel aux normes liées aux pentes et distances maximales selon les normes NF en vigueur. ![[4_ARCHIVE/Evernote/_BIBLIFR en/_resources/TR_Pétale__Outils_d'optimisation_de_tâches.resources/image007.png]] **5/ Gestion de mails par catégorie et utilisation de la fonction tâches de Outlook** A partir des catégories (suivant les affaires à charge) Outlook peut ranger automatiquement les mails reçus et envoyés dans des dossiers prédéfinis et lui donner une couleur pour mieux les identifier. Cette catégorisation peut dépendre de l’émetteur, l’objet, etc. Moi par exemple, tout mail de l’ASCODEV est catégorisé « ARC » et rangé dans son dossier « 19435 ARC ». Tout mail que j’envoie au sujet « BIR » est rangé et catégorisé dans le dossier « 18185 BIRON ». Cela me permet de mieux trouver mes mails envoyés et de mieux organiser les mails reçus mais pas encore traités. A partir de ces catégories et l’outil Tâches d’Outlook (un outil très peu utilisé) on peut définir des alertes aux mails reçus/envoyés (ou en attente de réception) ou simplement des tâches à faire une journée spécifique (avec le petit logo de drapeau de chaque mail). On a clairement identifié les tâches à faire pour chaque projet pour chaque jour/semaine. Cela permet d’oublier moins de choses ou de nous rappeler de relancer à un contact (pour demander un document o une réponse, par exemple) A partir de ces catégories, le calendrier est aussi organisé en couleurs. C’est un outil duquel on peut s’en passer si on reçoit 20-30 mails par jours… Dès qu’on reçoit 40-60, ça devient très très utile ( et une boîte de réception pas rangé un vrai problème !). ![[image005.gif]] \*\*\* Voilà quelques exemples des documents _made in Land’Act_ qui nous permettront d’automatiser certaines tâches et ainsi gagner en efficacité et productivité. J’ai d’autres en phase brouillon et bcp d’autres en tête… J’ai voulu les partager avec vous en petit comité pour avoir un retour, savoir si ça vous intéresse (ou peut être que non, cette réponse est aussi valide !) ou si vous trouvez bien de les diffuser aux autres membres de l’agence (comme je le fais parfois en Teams dès que je trouve une info/doc utile). S’il y a une ou autre point qui a besoin plus de précisions, je suis disponible pour vous expliquer. Ces documents sont toujours en phase test. Vos retours sont plus que bienvenus. Cordialement **Eduardo ZAMBRANO** Paysagiste concepteur Architecte PUCP | | | | | --- | --- | --- | | ![[4_ARCHIVE/Evernote/_BIBLIFR en/_resources/TR_Pétale__Outils_d'optimisation_de_tâches.resources/image001.png]] <http://www.land-act.fr/> | ![[4_ARCHIVE/Evernote/_BIBLIFR en/_resources/TR_Pétale__Outils_d'optimisation_de_tâches.resources/image002.jpg]] <http://www.land-act.fr/> | | | +33 (0)1 41 11 80 11 [[email protected]](mailto:[email protected]) [www.land-act.fr](http://www.land-act.fr/) 47, rue Jules Guesde 92300 Levallois | ![[./_resources/TR_Pétale__Outils_d'optimisation_de_tâches.resources/LA Calculs Biotope CBS.xlsx]]![[./_resources/TR_Pétale__Outils_d'optimisation_de_tâches.resources/LA Calcul pentes.xlsx]]![[LA21140_NEXITY Drancy_Notice_PC annotations lite2.pdf]]