MOC: [[--GTD]] [https://todoist.com/fr/productivity-methods/getting-things-done](https://todoist.com/fr/productivity-methods/getting-things-done) [https://facilethings.com/learning/en](https://facilethings.com/learning/en) Estás por la calle o trabajando y se te ocurre la siguiente idea : "hacer artículo sobre W" o "pedirle a Fulano el libro que le presté" Y estás durante el día o varios días pensando repetidamente "a ver si me acuerdo más tarde de hacer el artículo sobre W, ay sí, me voy a acordar" Olvidar es facil dado que **nuestra mente es poco fiable para recordar cosas**. Lo que necesitamos es un lugar seguro y fiable donde anotar esas ideas que pueden volverse proyectos o que nos permitan avanzar los ya existantes. Ese lugar seguro pertenece a un sistema de gestion de proyectos GTD El GTD es un método de gestión de tareas e ideas que sirve para : 1. Evitar (o hace menos frecuente) olvidar cosas 2. Evitar (o reducir) la mini-angustia de decirte varias veces *"a ver si me acuerdo más tarde de..."* 3. Responder más fácilmente a la pregunta Qué debería estar haciendo ahora? 4. Usar el tiempo de una manera más [[eficacia eficiencia efectividad|eficiente]]. El objetivo es que el ítem (la idea) salga de tu cabeza (como el pensadero de Dumbledore de HP que con la varita "guardaba" recuerdos/ideas en un frasco para no perderlos) a un "lugar" seguro y dentro de un sistema que te avisará de agendarla y sobretodo de **realizarla** en el momento más óptimo. >*«Es inútil pensar dos veces en la misma cosa, excepto si aquello es agradable. »* Por qué las ideas ocupan la mente? - Porque no hemos clarificado precisamente cuál es el resultado deseado. - Porque no hemos decidido cual es la próxima acción física a realizar. - Porque no tenemos un sistema fiable para recordarnos el resultado ni la acción. Al sacar esa idea (y las preocupaciones conexas) se tiene un espacio mental libre/vacío, liberar la RAM del cerebro libre para crear, pensar, (o simplemente "musarañear", hacer que la mente divague sin objetivo concreto) etc.  **El cerebro humano es un lugar magnífico para crear ideas, uno no muy bueno para guardarlas**; y menos aún cuando uno tiene cada vez más responsabilidades. La sensación de esta liberación mental es alucinante. Uno tiene la certeza y la paz mental que nada se te está escapando. GTD es un método como punto de partida. Hay que evitar la trampa de encajar "a la fuerza" a un método GTD rígido que hará perdernos tiempo y sobre todo desmotivarnos. GTD es un sistema que debe adaptarse a uno mismo. Es decir, yo adapto el GTD "standard" a mi realidad personal y luego yo sigo ese GTD personalizado (y perfectible!). Lo evaluo periodicamente para mejorarlo y así confíar más en él. Todo cambio genera al inicio miedo y rechazo: Cambiar desde nuestra manera de hacer las cosas hacia un nuevo otro sistema puede crear ansiedad o inseguridad. Además, al inicio, el tiempo para acostumbrarse a configurar el nuevo sistema puede ser largo y desmotivador. "Cuánto tiempo perdido intentando de ganar tiempo" - Paul Morand, 1976 El método GTD está basado en 5 fases para organizar tus asuntos (entrants) y proyectos 1. Capturar / Collecter / Capture 2. Clarificar / Clarifier / Clarify 3. Organizar / Structurer / Organise 4. Reflexionar / Réflechir / Review 5. Actuar / Passer à l'action / Engage ![[Pasted image 20220428164017.png]] ## 1.Capture Capturar / Collecter  Apuntar todas los items que tienes o debes hacer en un **inbox** Todo? , pero,  Cuál es el limite? - Si te preocupa que ese "algo" no esté apuntado, entonces mejor lo apuntas. - Si no te preocupa tenerlo apuntado (porque tal vez es un hábito, como por ejemplo, lavarse los dientes) entonces no es necesario apuntar. Apuntar todo, sobre todo **las cosas que has deseado hacer cuando tuvieras tiempo pero cuando lo has tenido te has olvidado de hacer**. Apunta no sólo las cosas que te dé pereza hacer, sino tambíen **las que te apetezca hacer**: - Esa serie que te recomendaron el sábado de fiesta - Ese libro cuyo autor entrevistaron tal día en la radio, - Esa llamada que recordaste mirando fotos antiguas, - Esa marca de cerveza que salió en la tele haciendo zapping… La sensación de que no olvidas cosas y de aprendes cosas nuevas y de que tienes un tiempo libre de “calidad” es una gozada. Ejemplo: Estás "al vuelo" (estás caminando y con poco tiempo), te tomas 5 segundos para  apuntar en el inbox una idea general y ya, te olvidas. Sigues con tu día, tu agenda, tu trabajo, etc Apuntar la idea en el **inbox** te permite luego de **clarificar** la tarea (verbo-acción, qué, etc etc) en el momento de revisión diaria. ## 2. Clarify Durante la revisión diaria se analiza cada item guardado en el día en le inbox para registrarlo de una manera organizada: - Con un lenguaje eficaz, - En su lugar óptimo, - Con una fecha clara (si aplica) - Con las etiquetas para encontrarlo fácilmente. Todo item debe estar escrito en un lenguaje que indique claramente qué tarea hacer y cómo ejecutarla. Poner "recordar" es redundante porque el objetivo de anotar es justamente recordar el item. Ejemplo mal item: recordar de estar en más contacto con mis amigos Ejemplo buen item: llamar a Fulano para preguntarle sobre la fiesta del próximo domingo.  El flujo es el siguiente: 1. Si la tarea no es accionable: - Es información útil ( un artículo, un documento, etc)? Guárdala en tu biblioteca de referencias. - Es una idea de proyecto no para ahora, pero tal vez en el futuro.  guárdala en la lista \#incubadora.  2. Es algo que no necesitas más? Elimínala 3. Si la tarea es accionable: - Si toma menos de 2 min hacerla? HAZLA ahora mismo. - Si toma más de 2 min, entonces : - Puede ser delegada? Asignarla a la persona que deba hacerlo, agrega  la etiqueta @waitingfor y guárdala en una lista idónea. - Debes hacerla tú y toma más un paso? Es un proyecto. Asocia su objetivo, crea el proyecto para guardar todos los items asociados a ella. Identifica la tarea que ayude a avanzar ese proyecto y etiquétala con @next. - Debes hacerla tú, toma solo un paso y necesita ser hecha en una fecha/hora específica? Agrégala en la lista #oneshot, ponle una fecha **si y solo si** debe ser hecha en ese momento dado. - Debes hacerla tú, toma solo un paso y piensas hacerla pronto? Agrégala en la lista \#oneshot. - Si piensas hacerlo durante esta semana, en el subproyecto /thisweek, - Mas allá de esta semana? en /soon En otras palabras, para una entrada hay solo 6 posibilidades: **Si no requiere acción:** * Eliminar si no nos aporta nada. * Archivar si puede ser útil en el futuro en \#refs * Incubar: si es algo que quizá quiera hacer algún día en \#incubadora **Si requiere acción:** * Hacer y olvidarse, si hacerlo te lleva menos tiempo que gestionarlo. (La famosa regla de los dos minutos…) * Delegar, si alguien es más adecuado que tú para hacerlo. agrega  la etiqueta @waitingfor y guárdala en una lista idónea. * Aplazar, si debes hacer algo lo antes posible. y guárdala en una lista idónea. \#perso \#LA \#lista etc Es forzosamente 1 de esas 6. **Las cosas que has decidido aplazar, debes definirlas como “siguientes acciones”** Para “aplazar” correctamente (si, aplazar porque no vamos a hacer nada AHORA mismo) **todavía nos queda evaluar si es una tarea simple o es un proyecto**, pero estamos ya muy cerca  del paso 3 de GTD que es “ORGANIZAR”. De hecho este sería el momento tanto de nombrar el proyecto, si procede,  como de definir su primera “próxima acción”; recuerda que estamos tomando decisiones sobre cada uno de los ítem de las bandejas de entrada. Las próximas acciones deben estar **correctamente identificadas, correctamente enunciadas y deberían integrar todo el material de apoyo preciso para ejecutarla**. Por ejemplo, «quedar con alguien para hablar de algo» no es una acción. ¿Cuándo vas a quedar? ¿Cómo lo vas a confirmar? ¿Por e-mail? ¿Tienes ya la dirección o debes pedírsela aún a la otra persona? «Cita con el dermatólogo el 24/02/2020 a las 10:00» → Calendario, es una siguiente acción con día y hora. «El 24/02/2020 empieza el plazo de matrícula para el Máster» → Archivo de Seguimiento (Tickler file: \#oneshot), aún no sabes cuándo irás ni qué documentación necesitarás. Por lo que en febrero necesitarás reevaluarlo. Para clarificar una idea, GTD habla de la "planificación natural", un método sencillo para poder clarificar estas ideas.  ![[método de planificación natural]] ## 3. Organise Las tareas clarificadas deben luego ser organizadas en listas, luego etiquetadas y, si lo amerita, "agendadas" (o siendo más preciso, agregadas al calendario) “…el hecho de que ambos hábitos, aclarar y organizar, vayan siempre juntos, hace muy tentador organizar las cosas de la bandeja de entrada directamente, sin aclarar, o clarificadas de manera deficiente.” “Organizar elementos mal procesados hace que tu sistema se vuelva poco fiable, lo que supone una de las causas más frecuentes de abandono de GTD®” **3.1 PROJECTS** Son listas de acciones o ideas. **Un proyecto es un resultado**. Punto. «Presupuesto para 2016 terminado y distribuido al comité de dirección» es tan proyecto en GTD como «aceite del coche cambiado». ¿Por qué? Porque en ambos casos vas a tener que «hacer» más de una «acción» para lograr el resultado esperado. Importante: Hay por lo menos 1 tarea por proyecto identificada como la acción siguiente a realizar para que el proyecto avance En mi caso, lo dejo en 5 porque es es límite gratuito de mi app. %% 1. ONESHOT: Tareas de un solo paso pero de más de 2 min. Tareas que no deben quedarse en el inbox pero no pertenecen a un proyecto (porque son de un paso, one shot). 1. ONESHOT/ Las tareas tienen una fecha (para que vayan al \#today ese día) Si tuvieran una hora precisa, irían al calendario. 2. ONESHOT/WEEK Las tareas seran hechas esta semana, al próximo tiempo libre. Tienen la prioridad p3 3. ONSHOT/SOON Banco de tareas en espera que. durante la revisión semanal, pasaran a la lista WEEK. 3. **PERSO**: lista personal de proyectos en curso. Importante: Hay por lo menos 1 tarea por proyecto con la etiqueta  @next.  4. **LA**: lista de proyectos y acciones del trabajo ( LA es LandAct) con sub áreas por cada _dossier affaire._  5. INCUBADORA : El vivero de proyectos. Es el bolso general, el conjunto de tareas, ideas ~~o referencias~~ a hacer en el futuro pero aun no se sabe cuando. Son ideas sueltas donde algo nos dice que es posible que en algún momento sea de nuestro interés. Esta lista está subdivida en subprojetcts Todoist dependiendo del área de interés, en «área de responsabilidad», «las áreas de tu vida que están mereciendo tu atención»: personal, laboral, salud etc etc a enviar a notion siguiendo las areas definidas 6. **REFS**: No son proyectos no acciones sino referencias culturales, con sub áreas para wiki, libros y música, sitios web que quisiera ver algún día no preciso (y mejor que dejarlo como un bookmark que nunca leeré). Excepción: la lista de films que quiero ver están en IMDB. a enviar a notion siguiendo las areas definidas 7. LISTAS: Listas simples y nuevos hábitos a desarrollar, no relacionadas a un proyecto. Hay un subproyecto /recurrente para los eventos repetitivos (a llenar con el trigger cada o cada!) ¿Cuándo un proyecto es un problema? Siempre. Cuando consideras que alguna cosa **es un problema**, a diferencia de lo que tienes que aceptar sin más, estás dando por sentado que hay una **solución potencial**. ### 3.2 LABELS Con las tareas en orden, lo ideal es darles un contexto via los labels.  La acción debe tener por lo menos 3 etiquetas de contexto ( aparte de @n y @wf si aplica):  <tiempo>, <on offline>, <contexto> tiempo contexto energía y prioridad 1. @next : indica la acción siguiente para que ese proyecto avance a hacer la próxima oportunidad libre, pero no necesariamente ahora mismo. La tarea puede o no tener una fecha precisa. Una opción que voy a estudiar es poner como prioridad 3 (p3) las notas "next" para que así sean mas visibles en las revisiones. 2. @waiting_for : tareas a delegar o a la espera de la acción de un tercero. las tareas @waiting_for deben estar organizadas dentro de sus #proyectos. cuando la acción siguiente en relación con algo depende de otra persona, no es un recordatorio de acción lo que necesitas sino tan sólo algo que te recuerde lo que estás esperando y de quién. 3. @15 @30 @60: tareas que puedo realizar en un momento libre de 15, 30 o 60 min 4. @offline: tareas a realizar sin necesidad de internet,de lo contrario, @pc 5. @casa, @of u @errand para hacer las tareas necesariamente en algún lugar preciso Para responder a la lógica The Secret Weapon TSW ([Variables de contexto TSW](evernote:///view/51342/s1/fedf8bfa-31fd-4e58-8ec9-ba3dec0625fe/227628a8-080e-4764-bda1-5c8fa25058c2/)), mis tareas tienen las siguientes variables: - Cuando : es la fecha indicada de la tarea, o la carpeta donde está (si esta en someday o  thisweek) - Qué: Es la descripción de la tarea - Quien: etiqueta de la persona si es necesario (por el momento dirigido al trabajo: Alexis, Anne) - Donde: etiquetas tipo 5 (casa, of, etc) ## **3.3 Calendario/Agendar** Un calendario es una lista de actividades sobre un día concreto a una hora o intervalo específico. En el calendario se agrega las cosas que uno VA A HACER, (ir al médico, una videoconferencia, un concierto, una salida, etc.) no lo que uno QUIERE hacer: eso va en el todolist. Poner en el calendario  solo la tarea cuando esta deba realmente ser hecha en un momento preciso de un dia identificado. Si no se sabe a que hora precisa, al Todoist en el \#Today de ese dia. No olvidar que uno es dueño de su tiempo EXCEPTO cuando ese tiempo está separado en el calendario. Es decir, existen dos tipos de tiempo: 1. Los intervalos de tiempo del calendario, que ya están tomados (o vendidos) para hacer una actividad específica;  2. Los tiempos "libres" del calendario, que son para hacer tareas o actividades otras que dependen de uno mismo. Obviamente esto dos puntos no son 100% rígidos. Los eventos se pueden editar, posponer etc etc Poner en el calendario permite además tener un reminder a 1h o 10min del inicio de la actividad. ## 4. Review Tres tipos de review: - Diaria para purgar el inbox, - Semanal  para mejorar el sistema - Trimestral para recuestionar el método cuánto tiempo dedicas a revisar tu sistema? Todo el que necesito para sentirme a gusto con lo que estoy haciendo ### 4.1 Diaria Es el momento para clarificar y organizar los items capturados durante el día anterior y de preparar el día siguiente Durante el día uno agrega cosas al vuelo en el \#inbox. En un momento dado (idealmente al inicio del día) hay que organizar el \#inbox para clarificar y organizar cada tarea en su proyecto respectivo y así comenzar mañana el día con el inbox vacío y con la claridad de qué es lo que hay qué hacer. Dependiendo del tipo de input de los items, la revisión diaria debe hacer que cada ítem: 1. Clarificar: 1. Quede escrito en un lenguaje que indique claramente qué tarea hacer. 2. Ponerle fecha, si hay que esperar ese día para ejecutar la tarea. 3. Ponerle recordatorio otro que la fecha, si es hay que esperar un input externo con fecha conocida para ejecutar esa tarea 3. Organizarla 1. Dentro de una carpeta de proyecto (o en #oneshot si no pertenece a un proyecto) 2. Etiquetar la acción para darle contexto: - El tiempo que se necesitar para hacerla : @15 @30 @60 - Si es necesario un lugar preciso para hacerla: @casa @of @errand - Si es necesario hacerla @offline o es necesario una @pc 5. ~~Repasar la lista @next para identificar alguna tarea @oneshot por hacer~~ Si la idea es realizable por más de una acción, la idea se vuelve un Proyecto (personal _\#perso_ o trabajo _\#LA_ ). Luego hay que subdividirlo en items unitarios y todas estas ponerlas dentro de este proyecto. No debe haber un proyecto sin -al menosuna idea claramente ejecutable (es decir con su etiqueta @next) Esto ultimo es tal vez obvio, pero es más complicado de lo que parece. Lo bueno es que te obliga a dejar de decir cosas vagas como "quiero comer más sano" o "quiero hacer más deporte" y en su lugar fijar acciones como "comprar X verdura" o "hacer la ensalada X el sábado" o "correr 3 km este domingo" "comprar nuevas zapatillas". "Quiero comer más sano" no es un item, es a lo más el título de una meta. que requiere uno o varios proyectos los cuales tienen acciones ejecutables identificadas para llegar a ese objetivo (tarea 1: informarse, tarea 2: probar con X tipo de dieta, tarea 3: comer N verduras al día, tarea 4: evitar F cosas no saludables, etc etc) la revisión consiste en reconocer los pasos de la gestión de flujo de trabajo (capturar clarificar organizar y revisar) hasta que uno puede decir sinceramente "ahora ya sé absolutamente todas las cosas que no estoy haciendo pero que podría ser si decidiera hacerlas" En cursi: "Al ponerle fecha a un sueño se convierte en meta. Una meta dividida en pasos se convierte en un plan. Y un plan apoyado en acciones se vuelve realidad." Al final de haber purgado el inbox, dar una revisada a los @next de cada proyectos. **A aquellas tareas que quisiera trabajar al día siguiente, les doy prioridad p3**. A la mañana siguiente veré mi filtro Next Today+p3 ### 4.2 Semanal Es el momento para revisar globalmente en estado de todos los proyectos (y de uno mismo) La revisión semanal es el factor crítico para el éxito del sistema porque revisar frecuentemente el sistema es asegurarse no solo que se hagan las cosas sino que se hagan las cosas correctas. Se ejecuta luego de la revisión diaria del día 1. Recopila todos los papeles, facturas, tarjetas de visita, notas y demás objetos que puedas encontrar por tu mesa, mochila o bolsillos y mételos en tu bandeja de entrada. 2. Haz un vaciado mental de cosa que te ande rondando por la cabeza: proyectos, acciones que debes hacer 3. Procesa 1 y 2: clarifica y organiza. 4. Repasar en el calendario la semana pasada (por si hay algo que reprogramar) y la que viene 5. Verificar que cada proyecto tenga por lo menos una tarea @next 6. Revisar las metanotas de cada proyecto para ver su avance 7. Qué tareas he tenido que posponer? 8. Repasar la lista @waiting_for 9. Verificar en la \#incubadora si hay alguna idea en la que quiera clarificarla en proyecto para trabajarla esta semana  Ya hay una tarea en la \#lista con estos puntos. Se activa el domingo. ### 4.3 Trimestral Es el momento para revisar el funcionamiento y la aplicación de nuestro propio método (y de uno mismo). - Se hace una lectura del método - Se confirma las modificaciones que funcionan - Se modifica las zonas a mejorar. ## 5. Engage (hacer!) Ya con el sistema organizado, es más sencillo responder a la pregunta "¿Qué debería estar haciendo ahora?" Basta ver dos listas: CALENDARIO: Echarle un ojo a las reuniones o entregables del día TODAY +NEXT P3: la lista de cosas a hacer en este día, en prioridad y la lista de los @next de cada proyecto escogidos P3 el día anterior. Lo que antes se llamaba _archivador_ o _ticker file_ Si hay tiempo libre o muerto: - se pueden hacer las tareas @next de @10 @15 @30 dependiendo cuantos minutos se tiene de libre - Revisar alguna \#referencia La idea es usar los labels y projects para encontrar cosas a hacer en los tiempos muertos (@15min por ejemplo) gracias a los filtros **Al final del día, la lista \#today debe quedar vacía**. Si no acaba vacía, hay algo que no estoy haciendo bien, no soy capaz de calcular bien los tiempos. Toca reprogramar los items sin hacer para el futuro: mañana, pasado, etc. Al no acabar tu lista, aparece inexorablemente el pánico, la frustación, la desconfianza, el agotamiento. ¿Qué son todas esas cosas que tienes aún en el today ? Acuerdos a los que has llegado (o que al menos aceptado) contigo mismo, cosas de las que alguna manera u otra te has dicho que te ibas a ocupar. Esos sentimientos negativos son simplemente el resultado de incumplir tales acuerdos, los síntomas de la perdida de confianza en ti mismo. ¿Cómo evitar incumplir los acuerdos contigo mismo? Tres maneras: - No llegar al acuerdo - Cumplir el acuerdo - Renegociar el acuerdo No puedes renegociar un acuerdo contigo mismo que no recuerdas haber hecho. Mas aún,  no podrás renegociar los acuerdos con los demás a los que tú y "los demás" han olvidado. ¿Cómo no-olvidar? Capturar, clarificar, organizar y ejecuturar: seguir tu propio método GTD.